先确认文件处理权限
拥有设备不等于拥有查看文件的授权。工作簿打开密码和工作表保护不能混为同一种问题。QQ 文件中的项目交付文件可能同时留下群文件记录和项目简称、交付批次和客户约定的命名方式。区分私聊附件、群文件和在线文档导出件，并核对群内是否有后来替换版本的通知。交付文件通常按批次、日期或客户简称命名，应优先核对交付清单与版本说明中的一致性。
保留原件和可追溯记录
- 先查看下载记录、群公告和发送人的补充说明，再向交付邮件和项目台账核实是否能重新取得副本。使用 Microsoft Excel、WPS 表格等可信办公软件 复核同一个文件，记录大小、修改时间和来源位置。
- 先从原发送位置、旧设备、历史记录和同目录说明中寻找无需密码的副本或可靠提示。
- 确认当前文件与真正需要处理的版本一致，再决定是否创建在线找回任务。
在线找回适合什么情况
把项目简称、交付批次和客户约定的命名方式、文件名片段和已经排除的猜测分开记录。把项目简称、交付批次和客户约定的命名方式分成确定和不确定两类后，仍有合理候选时可申请更多免费算力继续覆盖。更多算力只能扩大有效候选覆盖，不保证一定得到结果。
继续处理前的边界
不要因展示名称相同就把群文件和私聊附件认作同一个文件。不要把其他客户项目代号、开发环境名称或无关内部缩写混进当前密码线索。只处理本人所有或已经获得明确授权的文件。不要把完整身份信息、支付信息、系统登录密码或无关资料写入线索；保留原文件副本后再继续。